|
Comisiwn y Cynulliad |
|
Lleoliad: |
Swyddfa’r Llywydd, 4ydd llawr - Tŷ Hywel |
|
|
|||
|
Dyddiad: |
Dydd Iau, 21 Mai 2015 |
|
||||
|
Amser: |
13.00 - 14.15 |
|
||||
|
|
||||||
|
|
||||||
|
Cofnodion: AC(4)2015(7) |
||||||
|
|
|
|
||||
|
Aelodau’r Comisiwn: |
|
Y Fonesig Rosemary Butler AC (Cadeirydd) Peter Black AC Angela Burns AC Rhodri Glyn Thomas AC |
||||
|
|
|
|||||
|
|
|
|
||||
|
Swyddogion yn bresennol: |
|
Claire Clancy, Prif Weithredwr a Chlerc Adrian Crompton, Cyfarwyddwr Busnes y Cynulliad Jan Koziel, Head of Procurement Sulafa Thomas, Pennaeth Ysgrifenyddiaeth y Comisiwn
|
||||
|
|
|
|||||
|
|
|
|
||||
|
Eraill yn bresennol: |
|
David Melding AC, Y Dirprwy Lywydd Helena Feltham, Cynghorwr Annibynnol
|
||||
|
|
|
|||||
1 Cyflwyniad
1.1 Cyflwyniad ac ymddiheuriadau
Cafwyd ymddiheuriad gan Sandy Mewies.
1.2 Datganiadau o fuddiant
Ni chafwyd datganiadau o fuddiant.
1.3 Cofnodion y cyfarfod blaenorol
Cytunwyd ar gofnodion 23 mis Ebrill.
2 Adroddiad Caffael (Ionawr – Mawrth)
Trafododd y Comisiwn bapur a oedd yn rhoi trosolwg iddo o'r cynnydd a wnaed o ran caffael, dair blynedd ar ôl canoli'r gwasanaeth.
Mae ymdrechion y tîm caffael yn canolbwyntio ar sicrhau bod y Comisiwn yn caffael nwyddau a gwasanaethau mewn modd effeithlon a chynaliadwy ac mewn modd sy'n amgylcheddol a chymdeithasol gyfrifol. Mae'r pwyslais hefyd ar gyrchu nwyddau a gwasanaethau o ansawdd da ac sy'n darparu'r gwerth am arian y gall Aelodau'r Cynulliad a'r cyhoedd eu disgwyl. Darperir cefnogaeth ac anogaeth benodol i gyflenwyr posibl sy'n fach ac sydd wedi eu lleoli yng Nghymru.
Roedd gan aelodau'r Comisiwn ddiddordeb mewn cynlluniau i gyflwyno rhaglen datblygu cyflenwyr ar gyfer y cyflenwyr allweddol hynny sydd â staff sy'n gweithio ar y cyd â staff y Comisiwn ar ein hystâd. Y nod yw annog effeithlonrwydd gwell a gwerth am arian o'r contractau hyn, annog arloesedd a hyrwyddo ein gwerthoedd sefydliadol, fel bod cyflenwyr yn cefnogi ein gwerthoedd craidd, yn arbennig ym meysydd cydraddoldeb, amrywiaeth a chynaliadwyedd. Dyma'r contractau a nodwyd:
• Darlledu;
• Rheoli Cyfleusterau;
• Glanhau; ac
• Arlwyo
Gofynnodd y Comisiynwyr nifer o gwestiynau am y cyfleoedd sydd gan fusnesau bach a chanolig lleol i ennill busnes y Comisiwn, a thrafodwyd y posibilrwydd efallai nad yw contractau fframwaith y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol bob amser yn addas i'r Comisiwn. Nod y tîm caffael yw bod yn fwy rhagweithiol wrth ymgysylltu â'r gronfa o gyflenwyr lleol. Mae cynlluniau ar waith i gynnal dadansoddiad o'r farchnad yng Nghymru gyfan mewn perthynas â'r hyn yr ydym yn ei brynu er mwyn hysbysu cyflenwyr posibl o gyfleoedd pan maent yn codi.
3 Adroddiad ar y Prif Bwyntiau (Ionawr – Mawrth)
Mae'r adroddiad hwn yn rhoi'r wybodaeth ddiweddaraf i'r Comisiwn am weithgareddau a phrosiectau allweddol ers mis Ionawr 2015.
Canolbwyntiodd trafodaeth y Comisiwn ar y canlynol:
· Y gwaith a wnaed gan y Gwasanaeth Ymchwil i wneud gwybodaeth yn fwy hygyrch a difyr.
· Diweddariad ar y cyhoeddiad sydd i ddod gan y Bwrdd Taliadau ynghylch ei Benderfyniad ar gyfer y Pumed Cynulliad – a fydd yn digwydd am 10:00 ar 22 Mai.
· Parhad y gweithgarwch mewn perthynas â Newid Cyfansoddiadol, cyn Araith y Frenhines ac yn dilyn yr arweiniad a gymerwyd gan y Llywydd. Cytunodd y Comisiynwyr y byddai'n bwysig rhoi digon o sylw i'r mater a chydnabuwyd y byddai gwaith y Pwyllgor Materion Cyfansoddiadol a Deddfwriaethol yn rhan bwysig o hyn.
· Y gwaith paratoi sy'n mynd rhagddo i gwblhau'r cyfrifon a'r adroddiad blynyddol. Trafododd y Comisiynwyr hefyd lythyr a gafwyd gan Gadeirydd y Pwyllgor Cyfrifon Cyhoeddus.
· Y trefniadau a wnaed i groesawu'r ddau Aelod Cynulliad newydd, a'r cynlluniau cynefino ar eu cyfer.
· Gweithio'n ddwyieithog, gan gynnwys cyflawniadau arloesol y system adnoddau dynol.
· Cynlluniau Datblygiad Proffesiynol Parhaus ar gyfer yr Aelodau yn y Pumed Cynulliad.
· Gweithgarwch i gefnogi sefydliadau allanol wrth ddatblygu eu gallu i roi tystiolaeth i bwyllgorau.
4 Adroddiad ar Berfformiad Corfforaethol (Ebrill 2014 – Mawrth 2015)
Trafododd y Comisiynwyr yr adroddiad perfformiad drafft, sef y drydedd fersiwn, a'r olaf, ar gyfer blwyddyn ariannol 2014-15. Roedd yn rhoi gwybodaeth am y cyfnod rhwng mis Ebrill 2014 a mis Mawrth 2015.
Nododd yr adroddiad nifer o uchafbwyntiau:
Perfformiad o ran darparu cymorth seneddol o'r radd flaenaf
• Cynnydd yn nifer y dysgwyr Cymraeg.
• Cwblhau'r ymarfer dewisiadau Aelodau i wella'r cymorth ar gyfer gwaith y pwyllgor.
Perfformiad o ran ymgysylltu â phobl Cymru a hyrwyddo Cymru
• Cynnydd yn nifer yr ymwelwyr ar deithiau a chynnydd yn nifer yr ymwelwyr oedd wedi eu plesio.
• Wythnos ymgysylltiad lwyddiannus gyda chynnydd sylweddol mewn rhyngweithiadau cyfryngau cymdeithasol.
• Cydnabyddiaeth allanol o ran hygyrchedd a chynwysoldeb.
Perfformiad o ran defnyddio ein hadnoddau yn ddoeth
• Gwelliannau parhaus, neu lefelau cynnal perfformiad ar gyfer:
- rheoli'r gyllideb;
- allyriadau ynni; ac
- lefelau boddhad yn y gwasanaethau a ddarperir i Aelodau'r Cynulliad.
Myfyriodd y Comisiynwyr ar y cyfraddau absenoldeb oherwydd salwch ar gyfer staff a'r achosion, a thrafodwyd salwch sy'n gysylltiedig â straen.
Cytunodd y Comisiynwyr i gyhoeddi'r adroddiad. Cytunwyd hefyd i newid i'w gyhoeddi ddwywaith y flwyddyn. Bellach, bydd angen i'r adroddiadau gwmpasu mis Ebrill i fis Medi ac yna mis Ebrill i fis Mawrth.
5 Adroddiad Blynyddol y Pwyllgor Taliadau
Disgrifiodd Helena Feltham, sy'n cadeirio'r Pwyllgor Taliadau, waith y Pwyllgor dros y flwyddyn ddiwethaf. Eglurodd, er mai rôl gynghori sydd gan y Pwyllgor, mae'n gadarn yn ei waith, ac felly mae'n adnodd effeithiol o safbwynt llywodraethu.
Diolchodd y Llywydd i Helena a'r Pwyllgor am eu gwaith.
6 Cofnodion y Pwyllgor Archwilio ar gyfer 20/04/15
Nodwyd cofnodion cyfarfod y Pwyllgor Archwilio a Sicrhau Risg a gynhaliwyd ar 20 Ebrill.
7 Unrhyw fater arall
Bydd cyfarfod nesaf y Comisiwn ddydd Iau, 11 Mehefin 2015, pan fydd y Comisiynwyr yn trafod papur ar benodi olynydd i Brif Weithredwr a Chlerc y Cynulliad.